Privacyverklaring

ADHD Medisch Centrum B.V. (hierna: ADHD Medisch Centrum of "wij") biedt specialistische zorg aan volwassenen met (een vermoeden van) ADHD: diagnostiek en behandeling. Wij zijn gevestigd aan Sloterweg 303, 1171 VC Badhoevedorp.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat wij bepalen waarvoor en hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt, en dat wij ervoor verantwoordelijk zijn dat dat zorgvuldig en volgens de wet gebeurt. Voor de zorg zelf gelden daarnaast de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en het medisch beroepsgeheim.

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken: cliënten, hun naasten, verwijzers en andere zorgverleners, medewerkers, sollicitanten, bezoekers van onze website en iedereen die op een andere manier contact met ons heeft.

Persoonsgegevens

Alle informatie die over u gaat of naar u te herleiden is, zoals uw naam, adres, geboortedatum of telefoonnummer.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens die extra bescherming krijgen, zoals gegevens over uw gezondheid. Uw burgerservicenummer (BSN) is geen bijzonder gegeven, maar mag alleen worden gebruikt als de wet dat toestaat.

Verwerken

Alles wat met persoonsgegevens kan gebeuren: verzamelen, vastleggen, bewaren, raadplegen, gebruiken, delen en uiteindelijk vernietigen.

Welke gegevens wij van u verwerken, hangt af van wie u bent en waarvoor u contact met ons heeft.

Als u cliënt bij ons bent

• Uw voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats.
• Uw adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Uw burgerservicenummer (BSN). Zorgaanbieders zijn wettelijk verplicht dit te gebruiken.
• Gegevens van uw zorgverzekering, om uw zorg te kunnen declareren.
• Gegevens van uw huisarts of andere verwijzer, en van uw apotheek als wij medicatie voorschrijven.
• Gezondheidsgegevens in uw medisch dossier: onder meer de verwijzing, uw klachten en voorgeschiedenis, ingevulde vragenlijsten, verslagen van gesprekken en onderzoek, de diagnose, het behandelplan en uw medicatie. Als bij een gesprek Care AI is gebruikt, hoort ook het uitgeschreven gesprek (met afgeschermde namen en persoonsgegevens) bij het verslag.
• Uw antwoorden op vragenlijsten over het effect van uw behandeling (ROM) en over uw ervaringen met onze zorg (CQ-index).
• Afspraken en contact met ons, bijvoorbeeld per telefoon of e-mail.
• Financiële gegevens, zoals declaraties en facturen.

Als u een naaste bent

Bij het onderzoek naar ADHD vragen wij vaak een ouder of andere naaste om een vragenlijst in te vullen over hoe de cliënt als kind was (de heteroanamnese). Wat u daarin vertelt, komt in het dossier van de cliënt. Daarnaast kunnen wij uw naam en contactgegevens vastleggen, bijvoorbeeld als u de vragenlijst rechtstreeks van ons ontvangt.

Als u verwijzer of zorgverlener bent

Uw naam, functie, praktijkgegevens en de gegevens die nodig zijn om met u over de zorg voor een cliënt te communiceren.

Als u bij ons werkt

De gegevens die nodig zijn voor uw dienstverband, zoals uw contactgegevens, uw arbeidsovereenkomst, verslagen van functioneringsgesprekken, loon- en verzuimgegevens, en de documenten die wij voor de loonheffing wettelijk moeten bewaren, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs.

Als u bij ons solliciteert

Uw contactgegevens, uw cv en motivatiebrief, en wat u verder over uzelf deelt tijdens de procedure, zoals diploma's en referenties. Solliciteert u via het formulier op onze website, dan komt uw sollicitatie per e-mail binnen bij onze directie.

Als u onze website bezoekt

Onze website legt zelf geen persoonsgegevens over u vast, ook niet als u het sollicitatieformulier gebruikt. In hoofdstuk Website en cookies leest u precies wat er wel en niet gebeurt.

De meeste gegevens krijgen wij van uzelf: bij uw aanmelding, in gesprekken, in vragenlijsten en als u contact met ons opneemt.

• Van uw huisarts of andere verwijzer, als die u naar ons verwijst. Dat gaat meestal via ZorgDomein.
• Van een ouder of andere naaste, als die de vragenlijst over uw kindertijd invult.
• Van andere zorgverleners, als wij met uw toestemming gegevens opvragen die nodig zijn voor uw behandeling.

Wij gebruiken uw gegevens alleen voor duidelijke doelen, en niet meer dan voor dat doel nodig is.

Uw zorg

Het onderzoek naar ADHD, de diagnose, de behandeling en het voorschrijven en controleren van medicatie, en het bijhouden van uw medisch dossier.

Contact met u

Afspraken plannen en bevestigen, u informeren over uw traject en informatie sturen waar u zelf om heeft gevraagd.

Uw huisarts informeren

Met uw toestemming sturen wij uw huisarts aan het einde van het traject een brief, met de diagnose, het verloop, de ingestelde medicatie en ons advies voor het vervolg.

Declareren en factureren

Het declareren van de zorg bij uw zorgverzekeraar of bij u, en het afhandelen van betalingen, ook via een betaaldienst.

Kwaliteit en veiligheid

Het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van onze zorg, het afhandelen van klachten en het veilig houden van onze praktijk en onze systemen. Daarvoor vragen wij u tijdens en aan het einde van uw behandeling vragenlijsten in te vullen over het effect van de behandeling (ROM, Routine Outcome Monitoring) en over uw ervaringen met onze zorg (CQ-index).

Wettelijke verplichtingen

Bijvoorbeeld het bijhouden van een medisch dossier, het gebruik van uw BSN en het bewaren van de financiële administratie.

Personeel

Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, de loonadministratie en de begeleiding bij ziekte.

Sollicitaties

Het beoordelen van uw sollicitatie en contact met u over de procedure.

De AVG staat het verwerken van persoonsgegevens alleen toe op een van de grondslagen uit de wet. Wij gebruiken deze:

Behandelingsovereenkomst

Als u bij ons in zorg komt, sluiten wij een geneeskundige behandelingsovereenkomst. Om die uit te voeren, moeten wij uw gegevens verwerken.AVG artikel 6 lid 1 onder b

Wettelijke verplichting

De wet verplicht ons onder meer om een medisch dossier bij te houden en te bewaren, uw BSN te gebruiken en onze administratie te bewaren.AVG artikel 6 lid 1 onder c

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening, het afhandelen van klachten en de beveiliging van onze praktijk. Wij wegen ons belang dan altijd af tegen uw privacy.AVG artikel 6 lid 1 onder f

Toestemming

Voor sommige dingen vragen wij eerst uw toestemming, zoals het opvragen van gegevens bij andere zorgverleners, de afsluitbrief aan uw huisarts, het gebruik van Care AI bij de verslaglegging en het delen van uw ROM-gegevens voor landelijk kwaliteitsonderzoek. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken. Wat wij daarvóór deden, blijft dan wel rechtmatig.AVG artikel 6 lid 1 onder a

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Die mogen alleen worden verwerkt als de wet daar een uitzondering voor maakt. Wij verwerken ze omdat dat nodig is voor goede zorg en de uitvoering van de behandelingsovereenkomst, door zorgverleners die een beroepsgeheim hebben (AVG artikel 9 lid 2 onder h).

Een deel van onze behandelaars gebruikt Care AI, een onderdeel van ons elektronisch patiëntendossier CareCheck. Care AI helpt bij het schrijven van het verslag van een gesprek, zodat uw behandelaar meer aandacht voor u heeft en minder tijd kwijt is aan typen.

Hoe het werkt

• Care AI neemt het gesprek op en zet het om in tekst. De geluidsopname wordt daarna direct verwijderd, binnen 60 seconden, en niet bewaard.
• Namen en andere persoonsgegevens worden in de tekst afgeschermd. Alleen die afgeschermde tekst gaat naar de AI-dienst die het conceptverslag maakt (Gemini van Google). Die dienst bewaart de tekst niet en gebruikt hem niet om AI te trainen. De verwerking vindt plaats in Europa.
• Uw behandelaar leest het conceptverslag helemaal na, verbetert het waar nodig en legt het pas daarna vast in uw dossier. De behandelaar blijft verantwoordelijk voor wat er in uw dossier staat.
• Het uitgeschreven gesprek wordt, met de afgeschermde persoonsgegevens, bij het sessieverslag in uw dossier bewaard. Daarvoor gelden dezelfde regels als voor de rest van uw dossier, zoals de bewaartermijn en uw recht op inzage.

Uw keuze

Wij gebruiken Care AI alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven in onze zorgvoorwaarden. Wilt u het bij een gesprek toch liever niet, zeg het dan tegen uw behandelaar: die maakt het verslag dan zelf. Ook uw behandelaar kan besluiten Care AI niet te gebruiken. Uw keuze heeft geen gevolgen voor uw behandeling. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

Geen besluiten door een computer

Care AI helpt alleen bij de verslaglegging. Het wordt niet gebruikt voor een diagnose, een behandeladvies, de beoordeling van uw aanmelding of een besluit over medicatie. Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend door een computer worden genomen: daarover beslist altijd een zorgverlener.

Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, kunnen ze inzien, en alleen het deel dat zij nodig hebben. Uw zorgverleners zien uw medisch dossier. Medewerkers van bijvoorbeeld de zorgadministratie zien alleen wat nodig is voor afspraken, declaraties en facturen.

Onze zorgverleners hebben een medisch beroepsgeheim. Alle andere medewerkers, ook tijdelijke krachten en zelfstandigen die voor ons werken, hebben een geheimhoudingsplicht.

Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is en daar een grondslag voor is. Wij verkopen uw gegevens nooit.

Uw huisarts of verwijzer

Met uw toestemming, bijvoorbeeld de afsluitbrief aan het einde van uw traject.

Uw apotheek

Als wij medicatie voorschrijven, ontvangt uw apotheek het recept.

Andere zorgverleners

Als dat nodig is voor uw behandeling, en met uw toestemming.

Uw zorgverzekeraar

Voor het declareren van uw zorg. Uw zorgverzekeraar krijgt daarbij alleen de gegevens die daarvoor wettelijk nodig zijn.

Landelijk kwaliteitsonderzoek

Alleen als u daarvoor toestemming geeft: uw antwoorden op de ROM-vragenlijsten, zonder uw naam, adres of BSN (gepseudonimiseerd), voor landelijk onderzoek naar de kwaliteit van de ggz. Dat gebeurt via Akwa GGZ, waarin de vroegere Stichting Benchmark GGZ is opgegaan. Geeft u geen toestemming, dan heeft dat geen gevolgen voor uw behandeling.

Onze leveranciers

Partijen die ons ondersteunen, zoals de leveranciers van ons elektronisch patiëntendossier, het verwijssysteem van huisartsen, beveiligde e-mail, onze IT, onze facturatie en boekhouding, en de betaaldienst waarmee u een rekening kunt betalen. Met al onze leveranciers maken wij afspraken in een verwerkersovereenkomst. Zij verwerken uw gegevens alleen in onze opdracht en volgens die afspraken.

Instanties, als de wet dat eist

Bijvoorbeeld een toezichthouder zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Wij geven dan alleen gegevens als wij daartoe verplicht zijn.

Buiten de Europese Unie

Als een leverancier gegevens buiten de Europese Unie verwerkt, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG vereist. Denk aan het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben, of zo lang als de wet voorschrijft.

Medisch dossier

20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, of zoveel langer als nodig is voor goede zorg.Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek

Geluidsopname bij Care AI

Wordt niet bewaard: de opname wordt binnen 60 seconden verwijderd. Het uitgeschreven gesprek hoort bij uw dossier en valt onder de termijn van het medisch dossier.

Financiële gegevens

Facturen, declaraties en betalingen: 7 jaar na afloop van het boekjaar.Fiscale bewaarplicht

Medewerkers en sollicitanten

Personeelsdossier

Zoals de arbeidsovereenkomst en verslagen van functioneringsgesprekken: tijdens het dienstverband en tot 2 jaar na uitdiensttreding.

Verzuimgegevens

Tot 2 jaar na herstel of na vertrek.

Loonadministratie

7 jaar na afloop van het boekjaar.Fiscale bewaarplicht

Documenten voor de loonheffing

De loonheffingsverklaring, de kopie van het identiteitsbewijs en het verzoek om loonheffingskorting: tot 5 kalenderjaren na het jaar waarin het dienstverband eindigt.Fiscale bewaarplicht

Gegevens van sollicitanten

4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met uw toestemming bewaren wij ze langer, tot maximaal 1 jaar, bijvoorbeeld als er later een passende vacature komt.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw gegevens. Bijvoorbeeld:

• Uw medisch dossier wordt versleuteld opgeslagen.
• Toegang tot gegevens is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben.
• Onze beveiliging wordt regelmatig gecontroleerd.
• Onze organisatie is HKZ-gecertificeerd.

Datalek

Gaat er toch iets mis met uw gegevens, dan melden wij dat als de wet dat vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft het datalek waarschijnlijk gevolgen voor u, dan laten wij u dat zo snel mogelijk weten, met wat er is gebeurd en wat u en wij eraan kunnen doen.

Een zwakke plek gevonden?

Ziet u een zwakke plek in onze beveiliging, bijvoorbeeld op onze website? Laat het ons weten via privacy@adhdmc.nl, dan kunnen wij het zo snel mogelijk oplossen.

Onze website is gemaakt om informatie te geven, niet om u te volgen. Concreet betekent dat:

• Wij plaatsen zelf geen cookies, en er staan geen cookies of pixels van advertentie- of socialemediabedrijven op onze website. Wij gebruiken geen Google Analytics.
• De partij die onze website host, plaatst twee cookies: een technische cookie en een cookie voor bezoekersstatistiek. Daarmee telt zij het totale aantal bezoeken en paginaweergaven. Ook houdt zij bij hoe snel pagina's laden en of er technische fouten optreden. Wij kunnen daarin niet zien wie onze website bezoekt. Welke cookies dit zijn en hoe lang ze blijven bestaan, leest u in onze cookieverklaring.
• Lettertypen en de video op onze website worden van onze eigen website geladen, niet van een ander bedrijf.
• De zelftest en de kostencalculator slaan uw antwoorden niet op en versturen ze niet. Ze verdwijnen zodra u de pagina sluit.
• De afvinklijst op de pagina Aanmelden bewaart uw vinkjes alleen in uw eigen browser, zodat u later verder kunt. Die worden niet naar ons verstuurd. U wist ze door de gegevens van onze website in uw browser te verwijderen.
• Op onze website staat één formulier: het sollicitatieformulier. Wat u daarin invult, met uw cv en motivatiebrief, gaat per e-mail naar onze directie, via onze eigen e-mailomgeving. De website bewaart het niet. Wij bewaren uw sollicitatie zo lang als staat bij Bewaartermijnen.
• Neemt u per e-mail of telefoon contact met ons op, dan gebruiken wij uw gegevens alleen om u te helpen.

Zoals bij elke website verwerkt de partij die onze website host technische gegevens, zoals uw IP-adres, om de website te laten werken en te beveiligen.

Op onze website staan links naar andere websites, zoals Google Maps voor de route en onze pagina's op sociale media. Als u daarop klikt, geldt de privacyverklaring van die website. Daar zijn wij niet verantwoordelijk voor.

Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.

U heeft rechten over uw eigen gegevens. Op grond van de AVG en de WGBO kunt u ons vragen om:

Inzage en afschrift

Te zien welke gegevens wij van u hebben, en een kopie van uw medisch dossier te krijgen.

Correctie en aanvulling

Gegevens te verbeteren die feitelijk onjuist of onvolledig zijn. Bent u het niet eens met wat er in uw dossier staat, dan kunt u ook een eigen verklaring laten toevoegen.

Vernietiging

Uw gegevens of (een deel van) uw medisch dossier te vernietigen. Dat doen wij, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren of het belang van een ander zwaarder weegt.

Beperking

Het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang wij een verzoek tot correctie beoordelen.

Overdracht

Uw gegevens aan u of aan een andere zorgverlener over te dragen, in een gangbare digitale vorm.

Bezwaar

Bezwaar te maken tegen gebruik van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Intrekken van toestemming

Een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Zo dient u een verzoek in

Stuur uw verzoek naar privacy@adhdmc.nl of bel ons op 020 303 34 65. Wij willen zeker weten dat het verzoek van u komt. Daarom kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Stuurt u een kopie van uw identiteitsbewijs mee, maak dan uw pasfoto, de strook met cijfers en letters onderaan (MRZ), uw documentnummer en uw BSN onleesbaar.

Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Kunnen wij een verzoek niet (helemaal) uitvoeren, dan leggen wij uit waarom.

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan, of bent u daar niet tevreden over? Neem dan contact met ons op via privacy@adhdmc.nl of 020 303 34 65. Wij zoeken graag samen met u naar een oplossing.

Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (opent in nieuw venster), de toezichthouder op privacy in Nederland.